Når en arbeidstaker blir syk, skal arbeidsgiver beregne sykepengene i tråd med reglene i folketrygdloven. Beregningen baseres på arbeidstakerens tidligere inntekt, slik den er rapportert til a-ordningen. I arbeidsgiverperioden skal sykepengegrunnlaget fastsettes etter den aktuelle månedsinntekten, som som hovedregel beregnes ut fra gjennomsnittet av den innrapporterte inntekten i de siste tre månedene før arbeidstakeren ble arbeidsufør. Dette skal gi et realistisk bilde av hva arbeidstakeren normalt tjener.
Ved kortvarige arbeidsforhold, som har vart kortere enn tre måneder, skal sykepengegrunnlaget fastsettes ut fra faktisk opptjent lønn i perioden arbeidstakeren faktisk har jobbet. Dersom det har vært en varig lønnsendring i løpet av beregningsperioden, eller etter siste lønnsrapportering men før sykdommen inntraff, skal den nye lønnen legges til grunn. Arbeidsgiver må da justere beregningen slik at sykepengegrunnlaget gjenspeiler det oppdaterte lønnsnivået.
Lovlig fravær uten lønn i beregningsperioden, som for eksempel ferie, permisjon eller permittering, skal ikke føre til at sykepengegrunnlaget reduseres. I slike tilfeller må arbeidsgiver beregne hvilken inntekt arbeidstakeren ville hatt dersom vedkommende hadde vært på jobb, og bruke dette som grunnlag. På den måten unngår man at sykepengegrunnlaget blir lavere enn det reelt burde være. Et eksempel er en arbeidstaker som blir sykmeldt 12. april, hvor beregningsperioden er januar, februar og mars. Arbeidstakeren har en fast månedslønn på 25 000 kroner, men hadde to ukers permisjon uten lønn i februar og fikk derfor kun utbetalt 12 500 kroner. Dersom arbeidsgiver ikke justerer for denne permisjonen, vil sykepengegrunnlaget bli lavere enn det reelt burde være. Det korrekte er å fastsette inntekten som om arbeidstakeren hadde arbeidet hele perioden.
Ved ulovlig fravær uten lønn er situasjonen motsatt. Da skal fraværet redusere sykepengegrunnlaget. Dersom en arbeidstaker har hatt ulovlig fravær i beregningsperioden, skal den lavere lønnsutbetalingen legges til grunn, noe som fører til at sykepengegrunnlaget blir lavere gjennom hele sykmeldingsperioden.
Oppsummert skal lovlig fravær uten lønn ikke påvirke sykepengegrunnlaget, mens ulovlig fravær skal føre til reduksjon. I tillegg må arbeidsgiver justere beregningen ved korte arbeidsforhold eller varige lønnsendringer.Korrekt beregning av sykepenger er viktig for at både arbeidsgiver og arbeidstaker skal følge reglene i folketrygdloven.